Tijdens de aanbesteding van het nieuwe Dynamisch Aankoopsysteem zullen wij deze FAQ continu aanvullen met meest gestelde vragen. Houdt deze pagina daarom goed in de gaten. Indien u andere vragen heeft kunt u contact opnemen met de inhuurdesk van Flex West Brabant.

Wanneer de huidige opdracht (met een einddatum tussen 31 december 2024 en 31 januari 2025) in aanmerking komt voor een verlenging, gaat de werkwijze er als volgt uit zien:

1. Op het moment dat de instellingsfase is gestart (18 november 2024) zijn de nieuwe inhuurvoorwaarden en de nieuwe selectieleidraad bekend. Vanaf dat moment kunnen wij de lopende opdrachten die verlengd moeten worden administratief koppelen aan het nieuwe DAS. U dient als leverancier/ZZP’er namelijk akkoord te gaan met de nieuwe inhuurvoorwaarden en de nieuwe selectieleidraad. 
    
   2. Op basis van de informatie die wij ontvangen vanuit de aangesloten organisaties, zullen wij de opdrachten die in aanmerking komen voor een verlenging, verlengen. Dit doen wij door de huidige opdracht te kopiëren en deze in een keten met de huidige opdracht te plaatsen. Op die manier is de verlengde opdracht altijd te herleiden naar de ‘originele’ opdracht. Om de nieuwe orderbevestigingen klaar te kunnen zetten voor deze verlengde opdracht, is het van belang dat u als leverancier/ZZP’er bent toegelaten tot het nieuwe DAS. Wij willen u dan ook verzoeken om zo spoedig mogelijk na de start van de instellingsfase (18 november 2024), een verzoek tot toelating tot het nieuwe DAS in te dienen. Ondanks het feit dat u gedurende de gehele looptijd van het nieuwe DAS een verzoek tot toelating in kunt dienen, zouden wij u willen verzoeken uiterlijk 4 december 2024 een verzoek tot toelating tot het nieuwe DAS in te dienen. Op die manier kunnen wij een soepele afhandeling van de verlenging garanderen. Mocht u in de periode tussen 18 november 2024 en 4 december 2024 onverhoopt geen mogelijkheid hebben om een nieuw verzoek in te dienen, dan kan u uiteraard op een later moment alsnog een verzoek in dienen. U dient er dan wel rekening mee te houden dat het afhandelen van de verlenging langer kan duren. Als gevolg hiervan kan de situatie zich voordoen dat een opdracht pas na de ingangsdatum van de verlenging actief kan worden gemaakt, waardoor u of de medewerker tijdelijk geen uren kan declareren. 
   Voor de start van de instellingsfase ontvangt u vanuit ons een instructie hoe u een verzoek tot toelating tot het nieuwe DAS in kunt dienen. 
    
   3. In de verlengde opdracht worden vervolgens de volgende documenten klaargezet: 
   – Nieuwe orderbevestiging 
   – Akkoordverklaring nieuwe inhuurvoorwaarden en de nieuwe selectieleidraad. 
   Op het moment dat u, als leverancier/ZZP’er, akkoord bent gegaan met zowel de orderbevestiging als de akkoordverklaring, kunnen wij de verlenging definitief maken. Indien u niet akkoord gaat met de nieuwe orderbevestiging en/of de akkoordverklaring, kan de verlenging helaas geen doorgang vinden. 
    
   Wij willen nogmaals expliciet wijzen op het feit dat bovenstaande werkwijze alleen geldt voor opdrachten waarvan de einddatum op dit moment tussen 31 december 2024 en 31 januari 2025 ligt. Opdrachten die vóór 31 december 2024 eindigen, worden verlengd tegen de voorwaarden van het huidige DAS. Dit komt doordat bij een dergelijke verlenging, de eerste dag van de verlenging vóór 1 januari 2025 (moment waarop het nieuwe DAS actief wordt) ligt. Voor de opdrachten waarbij de einddatum na 31 januari 2025 ligt, ontvangt u begin volgend jaar een bericht. 
   
   

Gedurende de instellingsfase kunt u een verzoek tot toelating indienen voor het nieuwe DAS, Flex West-Brabant controleert dan of het verzoek aan de gestelde kwaliteits(eisen) voldoet. De instellingsfase begint halverwege november 2024 en eindigt op 31 december 2024. Tijdens de instellingsfase zullen wij extra personeel inzetten, zodat wij de verzoeken tijdig kunnen behandelen. Wij willen u dan ook vragen om uw verzoek tot toelating tot het nieuwe DAS in te dienen tijdens deze instellingsfase.
Gedurende de instellingsfase worden er nog geen aanvragen gepubliceerd in het nieuwe DAS. Mocht er gedurende de instellingsfase toch een aanvraag uitgezet moeten worden, dan zal deze uitgezet worden in het huidige DAS. Ook na de instellingsfase is het nog mogelijk om een verzoek tot toelating tot het nieuwe DAS in te dienen.

Na uw verzoek tot toelating heeft Flex West-Brabant 10 werkdagen de tijd om uw verzoek te beoordelen. Omdat wij vele inschrijvingen verwachten, zullen wij extra personeel inzetten om uw verzoek tijdig te kunnen behandelen.

Dit klopt, we werken met een vernieuwde Uniform Europees Aanbestedingsdocument welke uitgebreider is, vanwege de verbeterde toelichting.
Onze voorkeur gaat uit naar het gebruik van het nieuwe document, maar het oude document accepteren wij ook nog, mits de ondertekening recent is.

Wij vragen van u de volgende documentatie volledig in te vullen en te ondertekenen:

• Akkoordverklaring Algemene Inhuurvoorwaarden en Selectie leidraad
• Uniform Europees Aanbestedingsdocument
• Recent uittreksel KVK niet ouder dan 6 maanden (voor leveranciers voorzien van de juiste SBI code, zodat u aan de WAADI voldoet).

Let op dat uit de KVK blijkt dat degene die de documenten ondertekent ook tekenbevoegdheid heeft. Indien dit een holding betreft, vragen wij u ook om het uittreksel van de holding bij te voegen aan uw verzoek tot toelating.

Na de publicatie op TenderNet kun je via je bestaande account op Flex West-Brabant een verzoek tot toelating tot het Dynamisch Aankoopsysteem indienen.
Dit kunt u doen nadat u ingelogd bent via het tabblad ‘Dynamisch Aankoopsysteem’ en te kiezen voor ‘Dynamisch Aankoopsysteem Flex West-Brabant’. Hier kunt u de gevraagde documenten uploaden in uw verzoek tot toelating.

U kunt Tendernet in de gaten houden voor de publicatie van het nieuwe Dynamisch Aankoopsysteem. Hier zal de omschrijving van het nieuwe Dynamisch Aankoopsysteem te vinden zijn.

Checklist invullen Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Om je op weg te helpen hebben we checklists voor je klaarstaan:

• Checklist invullen Uniform Aanbestedingsdocument 2024
• Checklist invullen Uniform Aanbestedingsdocument 2016

Het huidige DAS is op 30 januari 2017 gepubliceerd op Tendernet en ging in op 1 maart 2017. Tot nu toe werd de looptijd elk jaar automatisch verlengd, maar dat is wettelijk niet meer toegestaan. Dit betekent dat het DAS opnieuw moet worden aanbesteed. De huidige looptijd eindigt op 31 december 2024, waardoor het nieuwe DAS op 1 januari 2025 operationeel moet zijn.