FAQ

Veelgestelde vragen

 

Alles over het DAS

Categorie: Alles over het DAS

DAS staat voor Dynamisch Aankoopsysteem. Dit is een eenvoudige aanbestedingsprocedure in Nederland, die veel wordt gebruikt voor externe inhuur.

De belangrijkste wijziging in de aanbestedingswet per 1 juli 2016: voor het inhuren van personeel boven de drempelwaarde dient een volledige Europese procedure te worden gevolgd. Wil men als aanbestedende dienst het lokale MKB een eerlijke kans geven op opdrachten, blijft er feitelijk nog maar een serieus alternatief over, nl. het instellen van een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). Feitelijk kan men een DAS zien als de voormalige marktplaats die nu door de wetgever is gepromoveerd tot rechtmatige Europese procedure.

Categorie: Alles over het DAS

Iedere leverancier en ZZP-er komt in aanmerking voor een DAS aanvraag, indien u bent ingeschreven en bent toegelaten tot het DAS. 

Bent u nog niet ingeschreven? Bekijk dan hier hoe u zich kunt inschrijven: ‘Hoe meld ik me aan voor het DAS van Flex West-Brabant?’.

Zodra u bent ingeschreven bij Flex West-Brabant EN bent toegelaten tot het DAS, kunt u alle openstaande DAS-aanvragen bekijken. Hiervoor logt u in op flexwestbrabant.nl. Vervolgens klikt u ‘Dynamisch Aankoopsystemen’ en vervolgens op de aanvraag van de opdrachtgever waarin u bent geïnteresseerd.

 

Categorie: Alles over het DAS

Biedt uw organisatie tijdelijk personeel aan? Of wilt u als ZZP’er graag een opdracht doen bij een van de 26 organisaties in regio West-Brabant? Schrijft u zich dan in op Flex West-Brabant!

Na de registratie, dient u een verzoek in tot toelating tot het Dynamisch Aankoopsysteem.
Dit kunt u doen nadat u ingelogd bent via het tabblad ‘Dynamisch Aankoopsysteem’ en te kiezen voor ‘Dynamisch Aankoopsysteem Flex West-Brabant’.

Na inloggen treft u aan:

De ‘Akkoordverklaring Algemene Inhuurvoorwaarden’ en het ‘Uniform Europees Aanbestedingsformulier’ dient u beide volledig in te vullen en te ondertekenen. Via de button ‘Verzoek tot toelating’ kunt u deze formulieren, tezamen met het uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan 6 maanden), uploaden en uw verzoek indienen.

De inschrijving bestaat dus uit twee onderdelen. Nadat u bent geregistreerd als leverancier of ZZP’er op Flex West-Brabant dient u een verzoek in tot toelating tot het Dynamisch aankoopsysteem. Zodra u bent geregistreerd bij Flex West-Brabant EN bent toegelaten tot het DAS, heeft u toegang tot alle aanvragen van de aangesloten organisaties van Flex West-Brabant op het gebied van tijdelijke inhuur van personeel.

Inloggen

Categorie: Inloggen

Rechts bovenaan deze pagina klikt u op de blauwe button ‘Inloggen‘.

Categorie: Inloggen

Indien u uw wachtwoord niet meer weet, kunt u deze hier opnieuw opvragen.

Mocht dit niet lukken of u komt niet ingelogd, dan kunt u contact opnemen met de inhuurdesk van Flex West-Brabant.

Categorie: Inloggen

Indien u uw gebruikersnaam niet meer weet, kunt u deze hier opnieuw opvragen.

Mocht dit niet lukken of u komt niet ingelogd, dan kunt u contact opnemen met de inhuurdesk van Flex West-Brabant.

Categorie: Inloggen

Multi-factor authenticatie (MFA) is een extra beveiligingslaag bovenop het gebruik van een wachtwoord. MFA is bedoeld om te voorkomen dat hackers toegang krijgen tot de applicatie. Er zijn verschillende MFA methoden in omloop, maar het principe is in alle gevallen hetzelfde: ze maken, naast van iets dat je weet (je wachtwoord), ook gebruik van iets wat je hebt (bijvoorbeeld een smartphone). Er is een handleiding rondom MFA te vinden op Flex West-Brabant onder ‘Mijn instellingen’ > ‘Handleidingen’ > ‘Handleiding authenticator (2FA)‘.

Categorie: Inloggen

Vanaf oktober 2021 is de MFA functionaliteit beschikbaar gesteld voor klantgebruikers. Dat betekent dat deze gebruikers hun smartphone koppelen aan hun account om gebruik te maken van deze extra beveiligingslaag.

Voor leveranciers, ZZP’ers en flexwerkers is nog geen MFA functionaliteit beschikbaar gesteld. Meer informatie over het inschakelen van MFA voor deze gebruikers volgt later.

Categorie: Inloggen

Geen paniek! Bij het kwijtraken van de smartphone is er de optie deze te ontkoppelen. Dit kan worden gedaan door de inhuurdesk. Op deze manier kun je toch weer snel bij de benodigde gegevens maar blijft de veiligheid van de applicatie en je eigen gegevens gegarandeerd.

Urenstaten flexmedewerker

 

U logt in bij Flex West-Brabant.

  • Op de hoofdpagina gaat u naar het tabblad ‘urenstaten’ en vervolgens kiest u voor ‘maak een nieuwe urenstaat’
  • U kiest vervolgens voor de periode waarvoor u uren wilt schrijven en kiest voor ‘doorgaan’
  • U krijgt uw urenstaat te zien met alle opties die voor u ingericht zijn in de opdracht
  • U vult per dag het aantal gewerkte uren in
  • Indien van toepassing vult u inhoudingen/vergoedingen per dag in
  • Om de urenstaat op te slaan klikt u op de knop ‘opslaan’ (deze is dan nog niet doorgestuurd)
  • Als u de urenstaat meteen wil doorsturen naar de manager, ter goedkeuring, klikt u op ‘indienen ter
    accordering’

Een uitgebreide handleiding vindt u hier: handleiding uren registreren flexmedewerker.

 

 

Verzonden naar manager :

De urenstaat is ingevuld en ter goedkeuring aan de manager
aangeboden.

Verzonden naar leverancier :

De urenstaat is door de manager geaccordeerd en ter goedkeuring
doorgestuurd naar de leverancier.

Verwerkt door leverancier :

De leverancier heeft de urenstaat verwerkt en opgenomen in de
eigen administratie.

Teruggestuurd door manager of door leverancier :

De urenstaat is teruggestuurd en moet worden gecorrigeerd.
De betrokken personen krijgen bij de verschillende statuswisselingen automatisch een e-mail hierover.



Aanvragen en aanbieden van een kandidaat

Voor het vervangen van het cv voor één van uw kandidaten:

  • Gaat u naar het tabblad ‘kandidaat’
  • Selecteert u de betreffende kandidaat
  • De gegevens van de kandidaat worden geopend
  • U kiest hier voor ‘Compliance’ (bij de keuze ‘Algemeen’ of ‘Compliance’)
  • Vervolgens scrolt u naar beneden naar “dossierdocumenten”
  • U klikt het cv onder documentnaam aan
  • Hier kunt u het cv vervangen

 Ik wil graag eenmalig een cv vervangen van een van mijn kandidaten. Voor één specifieke aanvraag, met behoud van cv in de kandidatenpool.

U kunt het cv vervangen tijdens het proces van aanbieden op deze specifieke aanvraag. Bij het doorlopen van dit proces heeft u namelijk de mogelijkheid om het cv te vervangen. 

Bij het aanbieden van een kandidaat:

  • Vult u eerst de NAW gegevens in van de betreffende kandidaat
  • Tevens vult u de beoordelingscriteria in/aan
  • Via de knop ‘volgende’ gaat u verder, waarna u de optie krijgt om het cv te vervangen
  • U scrolt naar beneden naar ‘dossierdocumenten’
  • U klikt op het betreffende cv en kunt hier u het cv vervangen.

U kunt vragen stellen over de openstaande aanvraag. Hiervoor gaat u naar de openstaande aanvraag:

  • Open de aanvraag. Als u naar beneden scrolt, vindt u een sectie ‘Vragen’ en klikt op de button ‘Nieuwe vraag’
  • Stel uw vraag
  • Klik op ‘Verzenden’

Na het verzenden van uw vraag, wordt deze vraag beantwoord in samenwerking met de opdrachtgevende organisatie. Het antwoord kunt u teruglezen in de aanvraag en is ook beschikbaar voor andere potentiële opdrachtnemers. U ontvangt het antwoord ook per e-mail.

N.B.: De sluitingstermijn voor het stellen van vragen kunt u vinden onder de button ‘Nieuwe vraag’. 

Op het moment dat de termijn voor het indienen van een aanbieding/offerte is verstreken, kunt u geen aanbieding meer indienen. 

In onderststaande instructievideo wordt het aanbiedingsproces besproken.
De stappen die doorgenomen worden zijn:
– Inloggen in het systeem
– Aanvraag beoordelen
– Kandidaat voorstellen
– Tarief en beschikbaarheid
– Dossier aanvullen
– Voorstellen kandidaat

LET OP!Bent u leverancier en biedt u als intermediair een ZZP’er aan op een aanvraag, die op grond van de Wet DBA door een ZZP’er ingevuld kan worden? U dient dan deze aan te bieden met gebruikersprofiel FLEXMEDEWERKER en niet als ZZP’er.

Hoe lang heb ik als leverancier/ZZP-er de mogelijkheid om kandidaten aan te bieden via het Dynamisch Aankoopsysteem?

In de Aanbestedingswet is opgenomen dat leveranciers 10 dagen de tijd hebben om kandidaten via het Dynamisch Aankoopsysteem aan te bieden. In uitzonderlijke situaties kan de inlener deze termijn korter stellen. 

Opdrachten en dossiers

Het contract kunt u vinden in het digitaal dossier van de desbetreffende opdracht onder de naam ‘orderbevestiging …’.
Onder de sectie ‘Dossierdocumenten’ treft u verschillende documenten aan, o.a. deze opdrachtbevestiging.

Indien de verlenging in de aanvraag kenbaar is gemaakt, mag de overeenkomst/opdracht verlengd worden.

Met deze verklaring kunt u aantonen dat u de aangegeven en nageheven loonheffingen hebt betaald of dat u hiervoor zekerheid hebt verstrekt. Als u uitstel van betaling hebt in verband met betalingsproblemen, of in verband met een ingediend bezwaar, een beroep of een hoger beroep, dan staat dit ook op de verklaring.

U kunt deze verklaring aanvragen bij de Belastingdienst.

N.B.: Indien u SNA geregistreerd bent, vragen wij van u een SNA-verklaring

Het SNA-keurmerk is het keurmerk voor alle ondernemingen die arbeid ter beschikking stellen zoals uitzendondernemingen, detacherings-en payrollbedrijven en voor (onder)aannemers van werk.

Meer informatie hierover treft u op Stichting Normering Arbeid.

N.B.: Indien u beschikt over een SNA-verklaring, hoeft u de WKA-verklaring niet aan te vragen of aan te leveren.

Nadat u zich heeft ingeschreven bij de inhuurdesk Flex West-Brabant, maken wij voor u een leveranciersdossier aan.

Om uw inschrijving compleet te maken hebben we een aantal documenten van u nodig:
• Uittreksel Kamer van Koophandel (indien nog niet ontvangen door ons)
• SNA Verklaring van registratie of WKA verklaring

U ontvangt van ons een link naar uw leveranciersdossier, waar u de gevraagde documenten kunt opslaan. 

Toelichting documenten:
• Uittreksel Kamer van Koophandel (KvK):
  wij accepterende volgende SBI-codes; 781, 7810, 782, 7820, 78201, 78202, 78203, 783.
• SNA Verklaring van registratie of WKA-verklaring.
WKA-verklaring vragen wij u, wanneer u niet SNA geregistreerd bent. De Verklaring Inlenersaansprakelijkheid op grond van de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA) wordt afgegeven door de belastingdienst. Hier vind u meer informatie over het aanvraagproces bij de belastingdienst. 

Wanneer uw leveranciersdossier niet compleet is, kan het facturatieproces niet worden gestart. Dit geldt voor facturatie van alle opdrachten die lopen via deze inhuurdesk.

N.B.: Deze documenten kunnen worden toegevoegd aan het leveranciersdossier door de organisatiebeheerder van uw organisatie. De organisatiebeheerder vindt u bij uw leveranciersgegevens onder ‘mijn instellingen’.

 

 

 

Uren en facturen

Categorie: Uren en facturen

Onderstaand treft u de vier-wekelijkse planning voor 2022 voor het opstellen van de facturen door Flex West-Brabant

Periode Weken Data Aanmaakdatum factuur
Periode 1 Weken 1 – 4 01-01-2021 t/m 30-01-2022 01-02-2022
Periode 2 Weken 1 – 8 01-01-2021 t/m 27-02-2022 01-03-2022
Periode 3 Weken 1 – 12 01-01-2021 t/m 27-03-2022 29-03-2022
Periode 4 Weken 1- 16 01-01-2021 t/m 24-04-2022 26-04-2022
Periode 5 Weken 1 – 20 01-01-2021 t/m 22-05-2022 24-05-2022
Periode 6 Weken 1- 24 01-01-2021 t/m 19-06-2022 21-06-2022
Periode 7 Weken 1 – 28 01-01-2021 t/m 17-07-2022 19-07-2022
Periode 8 Weken 1 – 32 01-01-2021 t/m 14-08-2022 16-08-2022
Periode 9 Weken 1 – 36 01-01-2021 t/m 11-09-2022 13-09-2022
Periode 10 Weken 1 – 40 01-01-2021 t/m 09-10-2022 11-10-2022
Periode 11 Weken 1 – 44 01-01-2021 t/m 06-11-2022 08-11-2022
Periode 12 Weken 1 – 48 01-01-2021 t/m 04-12-2022 06-12-2022
Periode 13 Weken 1 – eindejaar 01-01-2021 t/m 31-12-2021 03-01-2023

De factuur staat voor u klaar zo spoedig mogelijk na bovengenoemde aanmaakdatum.
Zodra de factuur beschikbaar is in onze portaal, ontvangt u een e-mailbericht hierover.

Mocht u de factuur op vrijdag niet aantreffen in onze portaal, neemt u dan gerust contact op met de inhuurdesk

 

N.B.: Mocht u vragen hebben over de betaling van uw factuur, dan mag u hiervoor contact opnemen met de opdrachtgever.

Categorie: Uren en facturen

 

Verzonden naar manager :

De urenstaat is ingevuld en ter goedkeuring aan de manager
aangeboden.

Verzonden naar leverancier :

De urenstaat is door de manager geaccordeerd en ter goedkeuring
doorgestuurd naar de leverancier.

Verwerkt door leverancier :

De leverancier heeft de urenstaat verwerkt en opgenomen in de
eigen administratie.

Teruggestuurd door manager of door leverancier :

De urenstaat is teruggestuurd en moet worden gecorrigeerd.
De betrokken personen krijgen bij de verschillende statuswisselingen automatisch een e-mail hierover.

 

Categorie: Uren en facturen

Facturatie vindt digitaal en uitsluitend plaats via de applicatie van Flex West-Brabant. De
tijdverantwoording geschiedt uitsluitend middels door opdrachtgever digitaal geaccordeerde
declaratieformulieren in de applicatie van Flex West-Brabant.

Reverse Billing
Facturering vindt plaats via Reverse Billing. Dit wil zeggen dat het facturatieproces wordt
omgedraaid. Niet u als leverancier of ZZP-er, maar wij verzorgen de aanmaak van de factuur.
Op basis van de goedgekeurde urenstaat en de gegevens uit de opdracht wordt door
Flex West-Brabant elke 4 weken een concept-factuur aangemaakt voor u. Het overzicht van de data waarop deze facturen worden aangemaakt, vindt u onder de betaalkalender.

Werkwijze
U heeft als leverancier de mogelijkheid om de urenstaat te ‘verwerken’ of ‘afwijzen en terugsturen naar
indiener’.
Deze verwerkte urenstaat is de basis van de factuur. Indien u niet akkoord bent met de urenstaat,
kunt u deze afwijzen. De flexmedewerker krijgt automatisch een e-mail hierover. De
flexmedewerker heeft dan de mogelijkheid om deze urenstaat aan te passen en opnieuw in te dienen bij de manager.
Van goedgekeurde urenstaten wordt elke 4 weken een factuur aangemaakt door Flex West-Brabant.
U krijgt van ons hierover een e-mailbericht. De factuur kunt u dan bekijken in onze applicatie.
U hoeft dus zelf geen factuur op te maken en te sturen.
Wel dient u het tijdelijke factuurnummer dat Flex-West-Brabant invult op de factuur, te vervangen
door uw eigen factuurnummer en eventueel een kenmerk toe te voegen. Dit is een vereiste om de
factuur in te kunnen dienen bij de opdrachtgever.

Nadat u het tijdelijke factuurnummer van Flex West-Brabant heeft vervangen door uw eigen
factuurnummer en de factuur heeft ingediend, wordt de factuur digitaal verzonden naar de
opdrachtgever, die de factuur betaalbaar stelt en vervolgens betaalt.

Categorie: Uren en facturen

Stapsgewijze uitleg factuur indienen:

  • U ontvangt automatisch een e-mail wanneer er een factuur voor u klaarstaat
  • U logt in op Flex West-Brabant (de inlogbutton boven aan deze pagina)
  • U ziet de nieuwe facturen op de Hoofdpagina, onder ‘Mijn taken’
  • U opent de factuur door op het tijdelijke factuurnummer te klikken
    U kunt de facturen ook terugvinden via het tabblad ‘Facturen’
    Het rode uitroepteken voor het nummer geeft aan dat u het tijdelijke nummer nog moet vervangen
    door uw eigen factuurnummer.
  • U kunt de factuur openen door te klikken op het factuurnummer. 
  • Als de factuur is geopend klikt u op de knop ‘Wijzigen’ om de factuur (het factuurnummer) aan te
    passen.
  • Als u het factuurnummer heeft aangepast, slaat u de factuur op met de knop ‘Opslaan in huidige
    status’
  • Daarna klikt u op ‘Indienen’, dat zorgt ervoor dat de factuur wordt doorgestuurd naar de
    opdrachtgever (gemeente of gemeenschappelijke regeling).
Categorie: Uren en facturen

Om een factuur op te kunnen laten maken door het systeem moeten alle verplichte
financiële gegevens ingevuld zijn.

Let op!: Zijn niet alle verplichte velden ingevuld, dan kan er geen facturatie via systeem
plaatsvinden!

De organisatiebeheerder van uw organisatie kan de desbetreffende gegevens invullen in
de applicatie. Hiervoor logt u in op Flex West-Brabant en volgt u de volgende stappen:

  • Klik op ‘Mijn instellingen’ (rechts bovenin) en daarna kiest u voor ‘Mijn leveranciergegevens’
  • Vervolgens klikt u op ‘Wijzig’ en scrollt u naar beneden naar het blokje ‘Financiële informatie’
  • Alle verplichte velden moeten worden ingevuld
    Een verplicht veld is herkenbaar aan een gekleurd blokje vooraan het veld
  • Hetzelfde geldt voor het blokje ‘Bankgegevens’

Als alle verplichte velden ingevuld zijn klikt u rechts bovenaan op ‘Opslaan’.

Categorie: Uren en facturen

Voor het gebruik van en deelname aan de Inhuurdesk gelden de algemene inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant. De kosten voor de dienstverlening worden in rekening gebracht bij de leverancier door Flex West-Brabant en bedraagt 2,5% van de omzet per opdracht. De fee wordt per kwartaal in rekening gebracht. De leverancier ontvangt een aparte feefactuur per kwartaal en dient deze binnen 30 dagen te betalen aan Flex West-Brabant. 

Categorie: Uren en facturen

Voor het gebruik van en deelname aan de Inhuurdesk gelden de algemene inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant. De kosten voor de dienstverlening worden in rekening gebracht bij de leverancier door Flex West-Brabant en bedraagt 2,5% van de omzet per opdracht. De fee wordt per kwartaal in rekening gebracht. De leverancier ontvangt een aparte feefactuur per kwartaal en dient deze binnen 30 dagen te betalen aan Flex West-Brabant.

 

Staat uw vraag er niet bij of komt u er niet uit?
We staan voor u klaar! U kunt ons via e-mail bereiken op inhuurdesk@flexwestbrabant.nl 
of telefonisch via 076 – 502 72 22/076 – 502 72 69/076 – 502 72 32.