DAS staat voor Dynamisch Aankoopsysteem. Dit is een eenvoudige aanbestedingsprocedure in Nederland, die veel wordt gebruikt voor externe inhuur.

De belangrijkste wijziging in de aanbestedingswet per 1 juli 2016: voor het inhuren van personeel boven de drempelwaarde dient een volledige Europese procedure te worden gevolgd. Wil men als aanbestedende dienst het lokale MKB een eerlijke kans geven op opdrachten, blijft er feitelijk nog maar een serieus alternatief over, nl. het instellen van een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). Feitelijk kan men een DAS zien als de voormalige marktplaats die nu door de wetgever is gepromoveerd tot rechtmatige Europese procedure.

Iedere leverancier en ZZP-er komt in aanmerking voor een DAS aanvraag, indien u bent ingeschreven en bent toegelaten tot het DAS. 

Bent u nog niet ingeschreven? Bekijk dan hier hoe u zich kunt inschrijven: ‘Hoe meld ik me aan voor het DAS van Flex West-Brabant?’.

Zodra u bent ingeschreven bij Flex West-Brabant EN bent toegelaten tot het DAS, kunt u alle openstaande DAS-aanvragen bekijken. Hiervoor logt u in op flexwestbrabant.nl. Vervolgens klikt u ‘Dynamisch Aankoopsystemen’ en vervolgens op de aanvraag van de opdrachtgever waarin u bent geïnteresseerd.

Biedt uw organisatie tijdelijk personeel aan? Of wilt u als ZZP’er graag een opdracht doen bij een van de 26 organisaties in regio West-Brabant? Schrijft u zich dan in op Flex West-Brabant!

Na de registratie, dient u een verzoek in tot toelating tot het Dynamisch Aankoopsysteem.
Dit kunt u doen nadat u ingelogd bent via het tabblad ‘Dynamisch Aankoopsysteem’ en te kiezen voor ‘Dynamisch Aankoopsysteem Flex West-Brabant’.

Na inloggen treft u aan:

• Algemene Inhuurvoorwaarden Flex West-Brabant
• Selectieleidraad Flex West-Brabant
• ‘Akkoordverklaring Algemene Inhuurvoorwaarden‘
• ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument‘. Let op: dit document geeft bij sommige gebruikers een foutmelding. Wij adviseren u het document eerst op te slaan op een eigen locatie (rechtermuisknop > koppeling opslaan als) en deze daarna vanuit de opgeslagen locatie te openen op uw computer en niet openen in uw browser. Na het downloaden kunt u het document via uw computer openen met Acrobat Reader DC.

De ‘Akkoordverklaring Algemene Inhuurvoorwaarden’ en het ‘Uniform Europees Aanbestedingsformulier’ dient u beide volledig in te vullen en te ondertekenen. Via de button ‘Verzoek tot toelating’ kunt u deze formulieren, tezamen met het uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan 6 maanden), uploaden en uw verzoek indienen.

De inschrijving bestaat dus uit twee onderdelen. Nadat u bent geregistreerd als leverancier of ZZP’er op Flex West-Brabant dient u een verzoek in tot toelating tot het Dynamisch aankoopsysteem. Zodra u bent geregistreerd bij Flex West-Brabant EN bent toegelaten tot het DAS, heeft u toegang tot alle aanvragen van de aangesloten organisaties van Flex West-Brabant op het gebied van tijdelijke inhuur van personeel.

Rechts bovenaan deze pagina klikt u op de blauwe button ‘Inloggen‘.

Indien u uw wachtwoord niet meer weet, kunt u deze hier opnieuw opvragen.

Mocht dit niet lukken of u komt niet ingelogd, dan kunt u contact opnemen met de inhuurdesk van Flex West-Brabant.

Indien u uw gebruikersnaam niet meer weet, kunt u deze hier opnieuw opvragen.

Mocht dit niet lukken of u komt niet ingelogd, dan kunt u contact opnemen met de inhuurdesk van Flex West-Brabant.

Multi-factor authenticatie (MFA) is een extra beveiligingslaag bovenop het gebruik van een wachtwoord. MFA is bedoeld om te voorkomen dat hackers toegang krijgen tot de applicatie. Er zijn verschillende MFA methoden in omloop, maar het principe is in alle gevallen hetzelfde: ze maken, naast van iets dat je weet (je wachtwoord), ook gebruik van iets wat je hebt (bijvoorbeeld een smartphone). Er is een handleiding rondom MFA te vinden op Flex West-Brabant onder ‘Mijn instellingen’ > ‘Handleidingen’ > ‘Handleiding authenticator (2FA)‘.

U logt in bij Flex West-Brabant.

• Op de hoofdpagina gaat u naar het tabblad ‘urenstaten’ en vervolgens kiest u voor ‘maak een nieuwe urenstaat’
• U kiest vervolgens voor de periode waarvoor u uren wilt schrijven en kiest voor ‘doorgaan’
• U krijgt uw urenstaat te zien met alle opties die voor u ingericht zijn in de opdracht
• U vult per dag het aantal gewerkte uren in
• Indien van toepassing vult u inhoudingen/vergoedingen per dag in
• Om de urenstaat op te slaan klikt u op de knop ‘opslaan’ (deze is dan nog niet doorgestuurd)
• Als u de urenstaat meteen wil doorsturen naar de manager, ter goedkeuring, klikt u op ‘indienen ter
  accordering’

Een uitgebreide handleiding vindt u hier: handleiding uren registreren flexmedewerker.

Voor het vervangen van het cv voor één van uw kandidaten:

• Gaat u naar het tabblad ‘kandidaat’
• Selecteert u de betreffende kandidaat
• De gegevens van de kandidaat worden geopend
• U kiest hier voor ‘Compliance’ (bij de keuze ‘Algemeen’ of ‘Compliance’)
• Vervolgens scrolt u naar beneden naar “dossierdocumenten”
• U klikt het cv onder documentnaam aan
• Hier kunt u het cv vervangen

 Ik wil graag eenmalig een cv vervangen van een van mijn kandidaten. Voor één specifieke aanvraag, met behoud van cv in de kandidatenpool.

U kunt het cv vervangen tijdens het proces van aanbieden op deze specifieke aanvraag. Bij het doorlopen van dit proces heeft u namelijk de mogelijkheid om het cv te vervangen. 

Bij het aanbieden van een kandidaat:

• Vult u eerst de NAW gegevens in van de betreffende kandidaat
• Tevens vult u de beoordelingscriteria in/aan
• Via de knop ‘volgende’ gaat u verder, waarna u de optie krijgt om het cv te vervangen
• U scrolt naar beneden naar ‘dossierdocumenten’
• U klikt op het betreffende cv en kunt hier u het cv vervangen.

U kunt vragen stellen over de openstaande aanvraag. Hiervoor gaat u naar de openstaande aanvraag:

• Open de aanvraag. Als u naar beneden scrolt, vindt u een sectie ‘Vragen’ en klikt op de button ‘Nieuwe vraag’
• Stel uw vraag
• Klik op ‘Verzenden’

Na het verzenden van uw vraag, wordt deze vraag beantwoord in samenwerking met de opdrachtgevende organisatie. Het antwoord kunt u teruglezen in de aanvraag en is ook beschikbaar voor andere potentiële opdrachtnemers. U ontvangt het antwoord ook per e-mail.

N.B.: De sluitingstermijn voor het stellen van vragen kunt u vinden onder de button ‘Nieuwe vraag’. 

Op het moment dat de termijn voor het indienen van een aanbieding/offerte is verstreken, kunt u geen aanbieding meer indienen. 

In onderststaande instructievideo wordt het aanbiedingsproces besproken.
De stappen die doorgenomen worden zijn:
– Inloggen in het systeem
– Aanvraag beoordelen
– Kandidaat voorstellen
– Tarief en beschikbaarheid
– Dossier aanvullen
– Voorstellen kandidaat

LET OP!:  Bent u leverancier en biedt u als intermediair een ZZP’er aan op een aanvraag, die op grond van de Wet DBA door een ZZP’er ingevuld kan worden? U dient dan deze aan te bieden met gebruikersprofiel FLEXMEDEWERKER en niet als ZZP’er.

Hoe lang heb ik als leverancier/ZZP-er de mogelijkheid om kandidaten aan te bieden via het Dynamisch Aankoopsysteem?

In de Aanbestedingswet is opgenomen dat leveranciers 10 dagen de tijd hebben om kandidaten via het Dynamisch Aankoopsysteem aan te bieden. In uitzonderlijke situaties kan de inlener deze termijn korter stellen. 

Het contract kunt u vinden in het digitaal dossier van de desbetreffende opdracht onder de naam ‘orderbevestiging …’.
Onder de sectie ‘Dossierdocumenten’ treft u verschillende documenten aan, o.a. deze opdrachtbevestiging.

Indien de verlenging in de aanvraag kenbaar is gemaakt, mag de overeenkomst/opdracht verlengd worden.

Met deze verklaring kunt u aantonen dat u de aangegeven en nageheven loonheffingen hebt betaald of dat u hiervoor zekerheid hebt verstrekt. Als u uitstel van betaling hebt in verband met betalingsproblemen, of in verband met een ingediend bezwaar, een beroep of een hoger beroep, dan staat dit ook op de verklaring.

U kunt deze verklaring aanvragen bij de Belastingdienst.

N.B.: Indien u SNA geregistreerd bent, vragen wij van u een SNA-verklaring. 

Het SNA-keurmerk is het keurmerk voor alle ondernemingen die arbeid ter beschikking stellen zoals uitzendondernemingen, detacherings-en payrollbedrijven en voor (onder)aannemers van werk.

Meer informatie hierover treft u op Stichting Normering Arbeid.

N.B.: Indien u beschikt over een SNA-verklaring, hoeft u de WKA-verklaring niet aan te vragen of aan te leveren.

Nadat u zich heeft ingeschreven bij de inhuurdesk Flex West-Brabant, maken wij voor u een leveranciersdossier aan.

Om uw inschrijving compleet te maken hebben we een aantal documenten van u nodig:
• Uittreksel Kamer van Koophandel (indien nog niet ontvangen door ons)
• SNA Verklaring van registratie of WKA verklaring

U ontvangt van ons een link naar uw leveranciersdossier, waar u de gevraagde documenten kunt opslaan. 

Toelichting documenten:
• Uittreksel Kamer van Koophandel (KvK):
  wij accepterende volgende SBI-codes; 781, 7810, 782, 7820, 78201, 78202, 78203, 783.
• SNA Verklaring van registratie of WKA-verklaring.
WKA-verklaring vragen wij u, wanneer u niet SNA geregistreerd bent. De Verklaring Inlenersaansprakelijkheid op grond van de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA) wordt afgegeven door de belastingdienst. Hier vind u meer informatie over het aanvraagproces bij de belastingdienst. 

Wanneer uw leveranciersdossier niet compleet is, kan het facturatieproces niet worden gestart. Dit geldt voor facturatie van alle opdrachten die lopen via deze inhuurdesk.

N.B.: Deze documenten kunnen worden toegevoegd aan het leveranciersdossier door de organisatiebeheerder van uw organisatie. De organisatiebeheerder vindt u bij uw leveranciersgegevens onder ‘mijn instellingen’.

Bij onderstaande opdrachtgevers kunt u onder bepaalde voorwaarden een indexatieverzoek indienen bij Flex West-Brabant (deze voorwaarden zijn verderop in dit antwoord terug te vinden): 

• ABG Gemeenten 
• Belastingsamenwerking West-Brabant 
• Gemeente Bergen op Zoom 
• Gemeente Breda 
• Gemeente Drimmelen 
• Gemeente Etten-Leur 
• Gemeente Geertruidenberg
• Gemeente Goirle 
• Gemeente Halderberge 
• Gemeente Hilvarenbeek 
• Gemeente Oisterwijk 
• Gemeente Roosendaal 
• Gemeente Rucphen
• Gemeente Tholen 
• Gemeente Woensdrecht
• Gemeente Zundert
• Regio West-Brabant 
• Werkplein Hart van West-Brabant 

In afwijking van de Algemene Inhuurvoorwaarden, waarin indexaties niet zijn toegestaan, bestaat de mogelijkheid om per 1 januari 2024 een indexatieverzoek in te dienen na een inhuurperiode van minimaal 12 maanden (dit kan inclusief verlenging zijn). Er kan maximaal 1 keer per jaar worden geïndexeerd. De indexatie vindt plaats op basis van de consumentenprijsindex (CPI-index alle huishoudens gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)). Hierbij wordt het gemiddelde van de afgelopen 3 jaar genomen, waarbij er telkens uitgegaan wordt van een periode van augustus tot augustus. Voor indexatieverzoeken in 2024 wordt het gemiddelde van het CPI-percentage over de periode augustus 2020 tot augustus 2023 toegepast. Dit is 5,5%. De CPI index is te vinden via de link: StatLine – Consumentenprijzen; prijsindex 2015=100 (cbs.nl). De indexatieverzoeken dienen ingediend te worden bij Flex West-Brabant en worden niet in behandeling genomen door de bovengenoemde Opdrachtgevers. U kunt hiervoor mailen naar inhuurdesk@flexwestbrabant.nl en indien uw indexatieverzoek voldoet aan de voorwaarden die binnen de regio gehanteerd worden zal uw verzoek worden gehonoreerd.  

Indexatieverzoeken worden gedurende het gehele jaar in behandeling genomen. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan tijdens de Overeenkomst het tarief eenzijdig te wijzigen, tenzij hiervoor een grondslag bestaat op basis van een bepaling uit de Overeenkomst en/of Algemene inhuurvoorwaarden. 

Wanneer u een opdracht heeft lopen bij een Opdrachtgever die niet in bovengenoemd lijst vernoemd staat, verwijst de Inhuurdesk van Flex West-Brabant u naar de betreffende Opdrachtgever bij vragen over indexatie. 

Jaarlijks vindt er afstemming plaats tussen Flex West-Brabant en een afvaardiging van de aangesloten Opdrachtgevers over indexatie om deze werkwijze te evalueren en eventueel bij te stellen of terug te vallen op de Algemene Inhuurvoorwaarden wanneer dat nodig is. 

Onderstaand treft u de vier-wekelijkse planning voor 202 voor het opstellen van de facturen door Flex West-Brabant

2024:

De factuur staat voor u klaar zo spoedig mogelijk na bovengenoemde aanmaakdatum. Zodra de factuur beschikbaar is in onze portaal, ontvangt u een e-mailbericht hierover. Mocht u de factuur op vrijdag niet aantreffen in onze portaal, neemt u dan gerust contact op met de inhuurdesk. 

N.B.: Mocht u vragen hebben over de betaling van uw factuur, dan mag u hiervoor contact opnemen met de opdrachtgever.

Facturatie vindt digitaal en uitsluitend plaats via de applicatie van Flex West-Brabant. De
tijdverantwoording geschiedt uitsluitend middels door opdrachtgever digitaal geaccordeerde
declaratieformulieren in de applicatie van Flex West-Brabant.

Reverse Billing
Facturering vindt plaats via Reverse Billing. Dit wil zeggen dat het facturatieproces wordt
omgedraaid. Niet u als leverancier of ZZP-er, maar wij verzorgen de aanmaak van de factuur.
Op basis van de goedgekeurde urenstaat en de gegevens uit de opdracht wordt door
Flex West-Brabant elke 4 weken een concept-factuur aangemaakt voor u. Het overzicht van de data waarop deze facturen worden aangemaakt, vindt u onder de betaalkalender.

Werkwijze
U heeft als leverancier de mogelijkheid om de urenstaat te ‘verwerken’ of ‘afwijzen en terugsturen naar
indiener’.
Deze verwerkte urenstaat is de basis van de factuur. Indien u niet akkoord bent met de urenstaat,
kunt u deze afwijzen. De flexmedewerker krijgt automatisch een e-mail hierover. De
flexmedewerker heeft dan de mogelijkheid om deze urenstaat aan te passen en opnieuw in te dienen bij de manager.
Van goedgekeurde urenstaten wordt elke 4 weken een factuur aangemaakt door Flex West-Brabant.
U krijgt van ons hierover een e-mailbericht. De factuur kunt u dan bekijken in onze applicatie.
U hoeft dus zelf geen factuur op te maken en te sturen.
Wel dient u het tijdelijke factuurnummer dat Flex-West-Brabant invult op de factuur, te vervangen
door uw eigen factuurnummer en eventueel een kenmerk toe te voegen. Dit is een vereiste om de
factuur in te kunnen dienen bij de opdrachtgever.

Nadat u het tijdelijke factuurnummer van Flex West-Brabant heeft vervangen door uw eigen
factuurnummer en de factuur heeft ingediend, wordt de factuur digitaal verzonden naar de
opdrachtgever, die de factuur betaalbaar stelt en vervolgens betaalt.

Stapsgewijze uitleg factuur indienen:

• U ontvangt automatisch een e-mail wanneer er een factuur voor u klaarstaat
• U logt in op Flex West-Brabant (de inlogbutton boven aan deze pagina)
• U ziet de nieuwe facturen op de Hoofdpagina, onder ‘Mijn taken’
• U opent de factuur door op het tijdelijke factuurnummer te klikken
  U kunt de facturen ook terugvinden via het tabblad ‘Facturen’
  Het rode uitroepteken voor het nummer geeft aan dat u het tijdelijke nummer nog moet vervangen
  door uw eigen factuurnummer.
• U kunt de factuur openen door te klikken op het factuurnummer. 
• Als de factuur is geopend klikt u op de knop ‘Wijzigen’ om de factuur (het factuurnummer) aan te
  passen.
• Als u het factuurnummer heeft aangepast, slaat u de factuur op met de knop ‘Opslaan in huidige
  status’
• Daarna klikt u op ‘Indienen’, dat zorgt ervoor dat de factuur wordt doorgestuurd naar de
  opdrachtgever (gemeente of gemeenschappelijke regeling).

Om een factuur op te kunnen laten maken door het systeem moeten alle verplichte
financiële gegevens ingevuld zijn.

Let op!: Zijn niet alle verplichte velden ingevuld, dan kan er geen facturatie via systeem
plaatsvinden!

De organisatiebeheerder van uw organisatie kan de desbetreffende gegevens invullen in
de applicatie. Hiervoor logt u in op Flex West-Brabant en volgt u de volgende stappen:

• Klik op ‘Mijn instellingen’ (rechts bovenin) en daarna kiest u voor ‘Mijn leveranciergegevens’
• Vervolgens klikt u op ‘Wijzig’ en scrollt u naar beneden naar het blokje ‘Financiële informatie’
• Alle verplichte velden moeten worden ingevuld
  Een verplicht veld is herkenbaar aan een gekleurd blokje vooraan het veld
• Hetzelfde geldt voor het blokje ‘Bankgegevens’

Als alle verplichte velden ingevuld zijn klikt u rechts bovenaan op ‘Opslaan’.

Voor het gebruik van en deelname aan de Inhuurdesk gelden de algemene inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant. De kosten voor de dienstverlening worden in rekening gebracht bij de leverancier door Flex West-Brabant en bedraagt 2,5% van de omzet per opdracht. De fee wordt per kwartaal in rekening gebracht. De leverancier ontvangt een aparte feefactuur per kwartaal en dient deze binnen 30 dagen te betalen aan Flex West-Brabant. 

Voor het gebruik van en deelname aan de Inhuurdesk gelden de algemene inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant. De kosten voor de dienstverlening worden in rekening gebracht bij de leverancier door Flex West-Brabant en bedraagt 2,5% van de omzet per opdracht. De fee wordt per kwartaal in rekening gebracht. De leverancier ontvangt een aparte feefactuur per kwartaal en dient deze binnen 30 dagen te betalen aan Flex West-Brabant.