Onderstaand treft u de vier-wekelijkse planning voor 202 voor het opstellen van de facturen door Flex West-Brabant

2024:

De factuur staat voor u klaar zo spoedig mogelijk na bovengenoemde aanmaakdatum. Zodra de factuur beschikbaar is in onze portaal, ontvangt u een e-mailbericht hierover. Mocht u de factuur op vrijdag niet aantreffen in onze portaal, neemt u dan gerust contact op met de inhuurdesk. 

N.B.: Mocht u vragen hebben over de betaling van uw factuur, dan mag u hiervoor contact opnemen met de opdrachtgever.

Facturatie vindt digitaal en uitsluitend plaats via de applicatie van Flex West-Brabant. De
tijdverantwoording geschiedt uitsluitend middels door opdrachtgever digitaal geaccordeerde
declaratieformulieren in de applicatie van Flex West-Brabant.

Reverse Billing
Facturering vindt plaats via Reverse Billing. Dit wil zeggen dat het facturatieproces wordt
omgedraaid. Niet u als leverancier of ZZP-er, maar wij verzorgen de aanmaak van de factuur.
Op basis van de goedgekeurde urenstaat en de gegevens uit de opdracht wordt door
Flex West-Brabant elke 4 weken een concept-factuur aangemaakt voor u. Het overzicht van de data waarop deze facturen worden aangemaakt, vindt u onder de betaalkalender.

Werkwijze
U heeft als leverancier de mogelijkheid om de urenstaat te ‘verwerken’ of ‘afwijzen en terugsturen naar
indiener’.
Deze verwerkte urenstaat is de basis van de factuur. Indien u niet akkoord bent met de urenstaat,
kunt u deze afwijzen. De flexmedewerker krijgt automatisch een e-mail hierover. De
flexmedewerker heeft dan de mogelijkheid om deze urenstaat aan te passen en opnieuw in te dienen bij de manager.
Van goedgekeurde urenstaten wordt elke 4 weken een factuur aangemaakt door Flex West-Brabant.
U krijgt van ons hierover een e-mailbericht. De factuur kunt u dan bekijken in onze applicatie.
U hoeft dus zelf geen factuur op te maken en te sturen.
Wel dient u het tijdelijke factuurnummer dat Flex-West-Brabant invult op de factuur, te vervangen
door uw eigen factuurnummer en eventueel een kenmerk toe te voegen. Dit is een vereiste om de
factuur in te kunnen dienen bij de opdrachtgever.

Nadat u het tijdelijke factuurnummer van Flex West-Brabant heeft vervangen door uw eigen
factuurnummer en de factuur heeft ingediend, wordt de factuur digitaal verzonden naar de
opdrachtgever, die de factuur betaalbaar stelt en vervolgens betaalt.

Stapsgewijze uitleg factuur indienen:

• U ontvangt automatisch een e-mail wanneer er een factuur voor u klaarstaat
• U logt in op Flex West-Brabant (de inlogbutton boven aan deze pagina)
• U ziet de nieuwe facturen op de Hoofdpagina, onder ‘Mijn taken’
• U opent de factuur door op het tijdelijke factuurnummer te klikken
  U kunt de facturen ook terugvinden via het tabblad ‘Facturen’
  Het rode uitroepteken voor het nummer geeft aan dat u het tijdelijke nummer nog moet vervangen
  door uw eigen factuurnummer.
• U kunt de factuur openen door te klikken op het factuurnummer. 
• Als de factuur is geopend klikt u op de knop ‘Wijzigen’ om de factuur (het factuurnummer) aan te
  passen.
• Als u het factuurnummer heeft aangepast, slaat u de factuur op met de knop ‘Opslaan in huidige
  status’
• Daarna klikt u op ‘Indienen’, dat zorgt ervoor dat de factuur wordt doorgestuurd naar de
  opdrachtgever (gemeente of gemeenschappelijke regeling).

Om een factuur op te kunnen laten maken door het systeem moeten alle verplichte
financiële gegevens ingevuld zijn.

Let op!: Zijn niet alle verplichte velden ingevuld, dan kan er geen facturatie via systeem
plaatsvinden!

De organisatiebeheerder van uw organisatie kan de desbetreffende gegevens invullen in
de applicatie. Hiervoor logt u in op Flex West-Brabant en volgt u de volgende stappen:

• Klik op ‘Mijn instellingen’ (rechts bovenin) en daarna kiest u voor ‘Mijn leveranciergegevens’
• Vervolgens klikt u op ‘Wijzig’ en scrollt u naar beneden naar het blokje ‘Financiële informatie’
• Alle verplichte velden moeten worden ingevuld
  Een verplicht veld is herkenbaar aan een gekleurd blokje vooraan het veld
• Hetzelfde geldt voor het blokje ‘Bankgegevens’

Als alle verplichte velden ingevuld zijn klikt u rechts bovenaan op ‘Opslaan’.

Voor het gebruik van en deelname aan de Inhuurdesk gelden de algemene inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant. De kosten voor de dienstverlening worden in rekening gebracht bij de leverancier door Flex West-Brabant en bedraagt 2,5% van de omzet per opdracht. De fee wordt per kwartaal in rekening gebracht. De leverancier ontvangt een aparte feefactuur per kwartaal en dient deze binnen 30 dagen te betalen aan Flex West-Brabant. 

Voor het gebruik van en deelname aan de Inhuurdesk gelden de algemene inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant. De kosten voor de dienstverlening worden in rekening gebracht bij de leverancier door Flex West-Brabant en bedraagt 2,5% van de omzet per opdracht. De fee wordt per kwartaal in rekening gebracht. De leverancier ontvangt een aparte feefactuur per kwartaal en dient deze binnen 30 dagen te betalen aan Flex West-Brabant.